POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
ARTICULO PRIMERO
LAYTEQ SAS, Continúa comprometido con la seguridad en el tratamiento de la información que cuenta en sus bases de datos. Por lo anterior y con fundamento en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” en su calidad como responsable del tratamiento de datos personales de otros, adopta mediante el presente documento las políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos. La presente Política se aplica a toda información personal de los clientes, prospectos, contratistas, proveedores, empleados, o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información a LAYTEQ SAS.
ARTICULO SEGUNDO
Dentro del desarrollo de los servicios que LAYTEQ SAS presta requiere de algunos datos personales, en el marco de la relación que la vincula con sus clientes, proveedores, contratistas, y demás personas relacionadas con su objeto social, información que corresponde a la estrictamente necesaria parala gestión desarrollada y para esto se podrá actualizar esta política en cualquier momento, ya sea para atención de novedades regulatorias, políticas internas, o por cualquier otra razón o circunstancia, lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente, mediante documento escrito, publicación en el sitio web, comunicación verbal o mediante cualquier otra tecnología, por este motivo se recomienda al titular de los datos personales, revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada.
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendolos criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados
que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección
de datos personales.
A. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular parallevar a cabo el tratamiento de datos personales.
B. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
C. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
D. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
E. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
F. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
G. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
ARTICULO TERCERO
El responsable del tratamiento de sus datos personales es LAYTEQ SAS, identificado con NIT: 900.763.445-2, con sede principal en la Carrera 27 Nº 1b-19 de Bogotá D.C.
ARTICULO CUARTO
La finalidad de los datos personales con que cuenta LAYTEQSAS en sus bases de datos ha sido creada exclusivamente con fines comerciales queha venido utilizando para fines propios de su objeto social y obtenida a través del
registro en su sitio web, solicitudes de cotización electrónicamente, vía telefónica, reuniones, eventos presenciales y virtuales. Los datos que utiliza LAYTEQ S.A.S para la normal comunicación con sus prospectos y clientes, tieneque ver con sus datos de identificación, esto es nombres y apellidos, cargo, profesión u oficio. Adicionalmente, LAYTEQ SAS utiliza datosde contacto de la compañía: teléfonos (oficina y móvil), correo electrónico, cargo, nombre e identificación de la empresa, número de empleados, plataformas tecnológicas, dirección y datos básicos de contactos en las compañías, tales como nombres, cargos, teléfonos y extensiones. LAYTEQ SAS haceuso de los datos proporcionados a lo largo de la trayectoria de sus relaciones con los clientes, tales como almacenamiento de documentos que pueden o no contener firma e información personal de éstos cuando se trata de personas naturales, o de los socios, empleados, contratistas o dependientes en el caso de personas jurídicas. Así como cotizaciones presentadas, productos o servicios prestados e información propia de gestión del área comercial y financiera.
La recolección de datos personales y su tratamiento automatizado tienen como finalidad facilitar la gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos servicios y productos, la elaboración de estadísticas, la gestión o seguimiento de incidencias, así como el envío de comunicaciones, y cualquier otro fin que en el ejercicio de su objeto social LAYTEQ SAS requiera. Así las cosas, los datos personales son utilizadas exclusivamente por las áreas comercial, administrativa, técnica para lassiguientes finalidades:
A. Informar sobre los servicios y productos ofrecidos por LAYTEQ SAS relacionados con la prestación de servicios analíticos de control de calidad.
B. Informar sobre eventos organizados por parte de LAYTEQ SAS.
C. Para el efectivo cruce de información entre el responsable y el titular de esta (como por ejemplo datos de contacto).
D. Envío de información producto de los servicios adquiridos con LAYTEQ SAS.
E. Dar cumplimiento a las obligaciones legal o contractualmente adquiridas por LAYTEQ SAS.
F. Realizar análisis sobre la calidad de los servicios ofrecidos.
G. Adaptación de nuestros servicios para responder mejor a sus intereses.
H. Envío de comunicaciones o información comercial por correo electrónico o a direcciones físicas.
I. Mejorar los servicios que ofrece LAYTEQ SAS.
J. Gestión de las peticiones, quejas y reclamos.
ARTÍCULO QUINTO
La autorización del Titular no será necesaria cuando se presente los siguientes requerimientos:
A. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
B. Datos de naturaleza pública.
C. Casos de urgencia médica o sanitaria
D. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la normatividad aplicable.
ARTÍCULO SEXTO
El usuario podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimirlos datos personales que haya suministrado a LAYTEQ SAS radicando una comunicación, a través de los siguientes medios:
1. Correo electrónico: adm.layteq@gmail.com
2. Correo directo dirigido a LAYTEQ SAS a la Carrera 27 #1b-19.
3. De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por:
A. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
B. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
C. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
La petición o derecho que ejercita el titular de los datos personales, debe contener, nombres y apellidos del usuario y los datos de contacto para recibir notificaciones. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular.
El titular de los datos personales podrá solicitar a LAYTEQ SAS copia de los datos que posee sobre el mismo, así mismo, LAYTEQ SAS actualizará, rectificará o eliminará los datos cuando éstos resulten inexactos, incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad inicial.
ARTÍCULO SÉPTIMO
Datos sensibles. Conforme a la normatividad aplicable, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
ARTÍCULO OCTAVO
Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
A. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización
B. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización
C. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular
D. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial
E. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
ARTICULO NOVENO
El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5 de la Ley 1581 de2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo6 de la citada ley. En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:
A. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
B. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
ARTICULO DECIMO
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de LAYTEQ SAS quien suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta será atendida en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cuales en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
PARÁGRAFO PRIMERO
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de LAYTEQ SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante LAYTEQS AS el cual será tramitado con la siguiente información:
A. Identificación del titular
B. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
C. La dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5)días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, el mismo se gestionará en un término no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales LAYTEQ SAS no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si vencido el término legal respectivo, LAYTEQ SAS no hubiese eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales, de acuerdo al procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581de 2012.
ARTICULO DÉCIMO PRIMERO
LAYTEQ SAS ha promovido la utilización de todos los mecanismos que ha considerado pertinentes para solicitar la autorización de los titulares para continuar con el tratamiento de los datos personales recolectados por LAYTEQ S.A.S. Entre dichos mecanismos se encuentra la publicación del aviso de privacidad en la página www.layteq.com y en la firma de los correos electrónicos corporativos.
LAYTEQ SAS considera que los anteriores son mecanismos eficientes de comunicación. Atendiendo a los mecanismos adoptados y descritos anteriormente, en aquellos casos en que el titular no ha contactado a LAYTE QSAS para solicitar la supresión de sus datos personales, LAYTEQ SAS concluye de forma razonable que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, existe una conducta inequívoca del titular, otorgando la autorización para el tratamiento de los datos que reposan en las bases de datos para la finalidad indicada en la presente política de tratamiento de datos, sin perjuicio de la facultad que tiene el
titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación de los datos.
ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO
LAYTEQ SAS se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
ARTICULO DÉCIMO TERCERO
Las bases de datos o archivos no serán suministradas a terceros, salvo expresa autorización del titular, o en los casos previstos en la Ley. La transferencia y/o uso compartido de datos de los prospectos, clientes, socios y empleados de LAYTEQ SAS con terceros, se refiere única y exclusivamente a los fines correspondientes al envío de correspondencia y comunicaciones de LAYTEQ SAS
ARTICULO DÉCIMO CUARTO
LAYTEQ SAS celebra acuerdos de confidencialidad con sus proveedores y clientes para asegurar la protección de los datos.
ARTICULO DÉCIMO QUINTO
LAYTEQ SAS informa a los titulares de los datos personales que han adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los datos personales que el titular de la información suministre a LAYTEQ SAS bajo cualquier medio, tales como el nombre, identificación, edad, género, dirección, teléfono y correo electrónico, serán administrados de forma confidencial ,con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales.
La información será incorporada en las diferentes bases de datos que maneja LAYTEQSAS y cuya responsabilidad y manejo está a cargo de LAYTEQ SAS
ARTICULO DÉCIMO SEXTO
LAYTEQSAS cuenta con protocolos de seguridad y de acceso a los sistemas de información. El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para nuestros empleados y colaboradores. Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en la Ley. El sistema en donde reposan las bases de datos cuenta con distintas certificaciones de seguridad, está protegido físicamente en un lugar seguro y es supervisado. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o prospectos bajo un sistema protegido.
Por lo anterior, LAYTEQSAS otorgará las garantías y asumirá las obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción de información de su sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no autorizado acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente la seguridad de la información en medio digital o físico.
ARTICULO DÉCIMO SÉPTIMO
El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos Personales de LAYTEQ SAS teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos personales y LAYTEQ SAS y que LAYTEQ SAS ha solicitado de manera explícita a sus clientes, prospectos, colaboradores y contratistas las autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013; LAYTEQSAS continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer los servicios para el normal funcionamiento, mientras el Titular no contacte al Responsable para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del dato.
ARTICULO DÉCIMO OCTAVO
La vigencia de las políticas de tratamientos de datos personales, estará vigente a partir de su publicación y durante el tiempo en que LAYTEQSAS ejerza las actividades propias de su objeto social
ARTICULO DÉCIMO NOVENO
Para cualquier información relativa a esta Política de protección de datos, puede acercarse o enviar comunicación a LAYTEQ SAS correo electrónico: adm.layteq@gmail.com. El presente manual rige a partir de su publicación en el sitio web e Intranet de LAYTEQ SAS
ARTICULO VIGÉSIMO
La fecha en vigencia de esta política es válida a partir del primero (1) de Octubre de 2023.